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Beschlussfassung in der GmbH unter COVID-19-Bedingungen – Fallstricke des erleichterten Umlaufverfahrens

Die COVID-19-Pandemie schränkt das Zusammenkommen von Menschen nicht nur im privaten, sondern auch im unternehmerischen Bereich weiterhin erheblich ein. Der Gesetzgeber hat darauf für GmbH-Gesellschafterversammlungen mit der temporären Sonderregelung § 2 COVMG reagiert. Danach können Beschlüsse der Gesellschafter im Umlaufverfahren – abweichend vom gesetzlichen Regelfall – ausnahmsweise ohne einstimmiges Einverständnis der Gesellschafter gefasst werden. Mit diesem erleichterten Umlaufverfahren möchte der Gesetzgeber Präsenzversammlungen und die damit verbundenen persönlichen Kontakte und Reisen vermeiden. Zugleich will er eine stete und schnelle unternehmerische Handlungsfähigkeit auch in der Pandemie sichern. Ursprünglich war die Geltungsdauer der Corona-Sonderregeln auf das Jahr 2020 befristet. Der Gesetzgeber hat diese zwischenzeitlich aber bis Ende 2021 verlängert. In Anbetracht des anhaltenden Infektionsgeschehens ist auch eine erneute Verlängerung nicht ausgeschlossen (zum Ganzen zusammenfassend Reichert/Bochmann, GmbHR 2020, R340).

Lückenschließung des erleichterten Umlaufverfahrens durch die Praxis

Einzelheiten des erleichterten Umlaufverfahrens hat der Gesetzgeber der Rechtsprechung und dem juristischen Schrifttum überlassen. Es liegen auch bereits erste Entscheidungen der Instanzrechtsprechung vor (vergleiche etwa LG Hamburg Beschluss vom 9. Juni 2020 – 412 HK O 78/20; LG Stuttgart, Urteil vom 10. Februar 2021 – 40 O 46/20 KfH; LG Stuttgart, Urteil vom 25. Januar 2021 – 44 O 52/20 KfH). Die Gerichte, wie im Übrigen auch die Literatur, betonen, dass das erleichterte Umlaufverfahren keinesfalls die Rechte der Gesellschafter einer GmbH einengen darf. In der Praxis bereitet dies zum Teil erhebliche Schwierigkeiten. So werden gegenwärtig immer mehr Gesellschafterbeschlüsse erfolgreich angegriffen, die sich auf das erleichterte Umlaufverfahren gestützt haben. Denn die Praxis interpretiert und überstrapaziert das erleichterte Umlaufverfahren vielfach über dessen Anwendungsbereich hinaus.

Vorrang der Gesetzes- und Satzungsbestimmungen für das Umlaufverfahren

Nicht selten verkennen die mit der Einberufung befassten Organmitglieder einer GmbH schon die beschränkte Reichweite des erleichterten Umlaufverfahrens. § 2 COVMG modifiziert ausschließlich das Einstimmigkeitserfordernis, um ein Umlaufverfahren durchzuführen. Andere Gesetzes- und Satzungsbestimmungen bleiben davon unberührt. Schließt das Gesetz oder die GmbH-Satzung die Beschlussfassung im Umlaufverfahren aus oder sieht die Satzung für das Umlaufverfahren eigene Satzungsbestimmungen vor, gehen diese Regelungen grundsätzlich vor.

Ausnahmen werden nur für den Fall diskutiert, dass öffentlich-rechtliche Durchführungsverbote für Präsenzversammlungen oder öffentlich-rechtliche Reisebeschränkungen für Gesellschafter bestehen. Einen Sonderfall in diesem Zusammenhang betrifft die Frage, ob dem erleichterten Umlaufverfahren eine Satzungsbestimmung entgegensteht, die gesetzeswiederholend Einstimmigkeit für die Durchführung eines Umlaufverfahrens erfordert. Diese Frage dürfte jedenfalls für Satzungsbestimmungen, die vor dem Inkrafttreten des COVMG verabschiedet wurden, nur im Wege einer ergänzenden Vertragsauslegung im Einzelfall zu beantworten sein. Für die Gesellschaft wie auch für die Beratungspraxis verbleibt insoweit ein Unsicherheitsfaktor. Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn der Gesellschaftsvertrag vom gesetzlichen Regelfall abweichende Vereinbarungen enthält.

Information sämtlicher Gesellschafter und Einhaltung der Mindestfristen

Auch im Rahmen des erleichterten Umlaufverfahrens sind die Verfahrensregelungen des GmbH-Rechts, die dem Schutz der Gesellschafterrechte dienen, einzuhalten. Form- und Fristerfordernisse zur Einberufung gelten unverändert. Als Leitlinie gilt, dass Mehrheitsentscheidungen nicht ohne Wissen der Gesellschafterminderheit getroffen werden können. Es sind stets sämtliche Gesellschafter der GmbH über das erleichterte Umlaufverfahren zu informieren und zur Teilnahme an der Abstimmung aufzufordern. Zusätzlich müssen die Gesellschafter darauf hingewiesen werden, dass für die Beschlussfassung im erleichterten Umlaufverfahren ausnahmsweise keine einstimmige Entscheidung, sondern lediglich eine für den Beschlussgegenstand erforderliche Mehrheit notwendig ist.

Zur weiteren Vermeidung von Überrumpelungen ist den Gesellschaftern zudem eine angemessene Frist zur Stimmabgabe einzuräumen. Einen Anhaltspunkt für die Angemessenheit der Reaktionsfrist bietet die Einberufungsfrist der Gesellschafterversammlung der GmbH, wobei diese mindestens eine Woche betragen muss. Erfolgt das erleichterte Umlaufverfahren auf dem Postweg, ist bei der Berechnung der Reaktionsfrist auch der Postlauf zu berücksichtigen. Da dieser gerade in Zeiten einer Pandemie noch schwerer als ohnehin zu kalkulieren ist, empfiehlt es sich, einen zeitlichen Zuschlag einzuplanen. War die Frist zu kurz bemessen und wurde eine nach Fristablauf zugegangene Stimmabgabe nicht mehr berücksichtigt, so ist eine darauf beruhende Beschlussfassung anfechtbar.

Keine virtuelle Gesellschafterversammlung bei der GmbH

Das erleichterte Umlaufverfahren bietet angesichts des beschränkten Anwendungsbereichs keine Grundlage für eine präsenzlose, virtuelle Gesellschafterversammlung. So ermöglicht es zum Beispiel nicht, Beschlüsse per Telefon- oder Videokonferenz zu fassen. Ebenso scheidet eine kombinierte Beschlussfassung aus, in der ein Teil der Gesellschafter im Rahmen einer Präsenzversammlung und der andere Teil schriftlich abstimmen. Rein mündliche Beschlussfassungen in Telefon- oder Videokonferenzen mögen wünschenswert sein, sind – soweit nicht entsprechende Satzungsregelungen bestehen – derzeit aber noch gesellschaftsrechtliche Zukunftsmusik. Die Gesellschafter können aber die Beschlussfassung im Umlaufverfahren durch Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen begleiten (dazu Bochmann/Bron/Staake, BB 2020, 1367; Reichert/Bochmann, GmbHR 2020, R340).

Proaktiv gesellschaftsvertragliche Gestaltung

Da die genaue Handhabe des erleichterten Umlaufverfahrens derzeit noch mit zum Teil unvorhersehbaren Unsicherheiten behaftet ist, sollten sich GmbH-Gesellschafter hierauf nicht verlassen. Vielmehr ist die Lösung in einer proaktiven Gestaltung der eigenen Satzungsregelungen zur Durchführung präsenzloser Gesellschafterversammlungen zu suchen. Der Notfallmechanismus des erleichterten Umlaufverfahrens bietet deshalb einen guten Anlass für eine „Satzungsinventur“ (auch) im Hinblick auf Erleichterungen der Beschlussfassung. Der Satzungsgeber hat hier weitreichenden Gestaltungsspielraum. So kann er die Beschlussfassung in virtuellen Gesellschafterversammlungen per Telefon- oder Videokonferenzen ermöglichen und maßgeschneiderte Gestaltungen entwickeln.

  • Geschrieben von

    Denis C. Kaspras ist Rechtsanwalt am Standort Hamburg.

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