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Interne Prozesse zu Related Party Transactions

Am 1. Januar 2020 ist das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) in Kraft getreten (wir haben im FGS Blog bereits berichtet). Die Regelungen zu sogenannten Related Party Transactions gelten ohne weitere Übergangsfristen. Börsennotierte Gesellschaften müssen diese Regelungen damit ab sofort beachten.

Kerngehalt der Vorgaben zu Related Party Transactions

Im Kern sieht das ARUG II vor, dass Rechtsgeschäfte einer börsennotierten Aktiengesellschaft mit nahestehenden Personen – wie in IAS 24 definiert – ab Überschreitung eines Schwellenwertes von 1,5% des Anlage- und Umlaufvermögens der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen und veröffentlicht werden müssen. Dabei werden sämtliche mit der gleichen nahestehenden Person getätigten Geschäfte innerhalb des laufenden Geschäftsjahres kumuliert berücksichtigt. Der Schwellenwert kann also durch die Addition mehrerer einzelner Geschäfte erreicht werden.

Der Zustimmungspflicht unterliegt jedenfalls das Geschäft, mit dem der Schwellenwert überschritten wird. Ob auch alle folgenden Geschäfte mit dieser nahestehenden Person innerhalb des laufenden Geschäftsjahres zustimmungspflichtig sind, ist noch nicht vollständig klar. Die Veröffentlichungspflicht besteht sogar dann, wenn sämtliche innerhalb der Gruppe mit dieser nahestehenden Person getätigten Geschäfte aggregiert den Schwellenwert erreichen.

Börsennotierte Gesellschaften müssen somit ihr internes Verfahren zur Erfassung und Bewertung von Geschäften mit nahestehenden Personen ausweiten.

Nahestehende Personen

Zu den nahestehenden Personen gehören zum Beispiel Aktionäre, die über einen maßgeblichen Einfluss ausüben (widerleglich vermutet bei einer Beteiligungsquote von 20%), Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, Angestellte in Schlüsselpositionen sowie jeweils deren nahe Familienangehörige.

Rechtsgeschäfte und Maßnahmen

Nach § 111a Abs. 1 S. 1 AktG erfassen die Vorgaben Rechtsgeschäfte sowie Maßnahmen, durch die ein Gegenstand oder ein anderer Vermögenswert entgeltlich oder unentgeltlich übertragen oder zur Nutzung überlassen wird. Neben Lieferungen und Leistungen sind somit auch Darlehensgewährungen (auch im Rahmen von Cash Pooling-Vereinbarungen), das Gewähren von Sicherheiten, die Übernahme von Verbindlichkeiten oder konzerninterne Dienstleistungsverträge (Service Level Agreements) erfasst. Daneben können aber z.B. auch Investitionsentscheidungen eine Related Party Transaction darstellen. Auch eine Konzernumlagevereinbarung ist hier zu berücksichtigen.

Schwellenwert

Der Zustimmungsvorbehalt und die Bekanntmachungspflicht gelten nur, wenn der wirtschaftliche Wert der Rechtsgeschäfte und Maßnahmen mit einer nahestehenden Person 1,5% der Summe des in der Bilanz ausgewiesenen Anlage- und Umlaufvermögens der Gesellschaft, bzw. im Falle eines Konzerns, des Gesamtkonzerns übersteigt. Maßgeblich ist der zuletzt festgestellte Jahresabschluss bzw. bei Konzernen der Konzernabschluss nach IFRS.

Welcher Wert einem Rechtsgeschäft bzw. einer Maßnahme beigemessen werden muss, kann im Einzelfall schwer zu bestimmen sein. Beispielsweise könnte der wirtschaftliche Wert eines Darlehens in der Überlassung der Darlehenssumme bzw. deren Zeitwert liegen, man könnte aber auch auf den Barwert der zu zahlenden Zinsen abstellen. Noch schwieriger wird die Frage, wenn es um die Gewährung von Bürgschaften oder ähnlichen Maßnahmen geht. Hier müssen sich konkrete Maßstäbe noch herausbilden.

Ausnahmen für Tochtergesellschaften

Nach § 111a Abs. 3 AktG gelten Geschäfte mit bestimmten Tochtergesellschaften nicht als Geschäfte mit nahestehenden Personen im Sinne der neuen Vorschriften. Diese Ausnahmevorschriften dürften einen wesentlichen Teil der Geschäfte innerhalb eines Konzerns erfassen und entschärfen somit die neuen Vorgaben erheblich. So sind Geschäfte mit Gesellschaften, die mittelbar oder unmittelbar zu 100% im Anteilsbesitz der börsennotierten Gesellschaft stehen, ebenso von der Anwendung ausgeschlossen wie Geschäfte mit Tochtergesellschaften, die ihrerseits börsennotiert sind. Sofern an einer Tochter- oder Enkelgesellschaft Dritte beteiligt sind, es sich also nicht um 100%-Konstellationen handelt, verbleiben jedoch eine Reihe von Fallgestaltungen, in denen auch bei Geschäften mit Tochtergesellschaften die Vorgaben zu Related Party Transactions eingreifen. Bis zu einer Klärung dieser Zweifelsfragen dürfte es angezeigt sein, im Zweifelsfall vorsorglich die Vorgaben zu Related Party Transactions einzuhalten.

Ausnahmen für Geschäfte im ordentlichen Geschäftsgang

Geschäfte, die im ordentlichen Geschäftsgang und zu marktüblichen Bedingungen mit nahestehenden Personen getätigt werden, unterliegen nicht dem Zustimmungsvorbehalt bzw. der Veröffentlichungspflicht. § 111a Abs. 2 AktG sieht in diesem Zusammenhang vor, dass die börsennotierte Gesellschaft ein internes Verfahren einrichtet, in dem bewertet werden soll, ob die Voraussetzungen vorliegen. Von diesem internen Verfahren sollen die an dem Geschäft beteiligten nahestehenden Personen ausgeschlossen sein.

Schlussfolgerungen für die internen Prozesse der börsennotierten Aktiengesellschaft

Börsennotierte Gesellschaften müssen somit ihre internen Verfahren zur Erfassung und Bewertung von Geschäften mit nahestehenden Personen umstellen. Hierzu bieten sich folgende Schritte an:

  • Zunächst sollte analysiert werden, welche Geschäfte mit welchen nahestehenden Personen voraussichtlich getätigt werden. In diesem Zusammenhang muss untersucht werden, welche Tochtergesellschaften in die Ausnahmevorschrift des § 111a Abs. 3 AktG fallen und bei welchen Tochtergesellschaften dies ggf. nicht der Fall ist. Ist zu erwarten, dass es zu Related Party Transactions kommt, die unter die Vorgaben der §§ 111a ff. AktG fallen, sollte überlegt werden, ob ein Ausschuss des Aufsichtsrats gebildet wird, der anstelle des Plenums entscheidet.
  • Sämtliche erfolgten und beabsichtigten Geschäfte mit einer nahestehenden Person müssen erfasst und fortlaufend aggregiert werden, um noch vor Abschluss des jeweiligen Rechtsgeschäfts bzw. der Maßnahme feststellen zu können, ob der Schwellenwert durch die geplante Maßnahme überschritten wird.
  • In diesem Zusammenhang muss bewertet werden, ob ein Geschäft „im ordentlichen Geschäftsgang und zu marktüblichen Bedingungen“ getätigt wurde. Solche Geschäfte fallen nicht unter die Vorgaben der §§ 111a ff. AktG und brauchen daher bei der Aggregation nicht berücksichtigt werden. Die nahestehende Person darf bei dieser Bewertung nicht beteiligt sein.
  • Steht eine Überschreitung des Schwellenwertes bevor, muss die Zustimmung des Aufsichtsrats vor Abschluss des Rechtsgeschäfts bzw. Vornahme der Maßnahme eingeholt werden. Dies muss in der Zeitplanung für dieses Rechtsgeschäft bzw. diese Maßnahme berücksichtigt werden.
  • Sollte eine Überschreitung des Schwellenwertes durch Aggregation von Rechtsgeschäften bevorstehen, muss auch bedacht werden, dass dann nicht nur das letzte, die Schwellenüberschreitung auslösende Rechtsgeschäft zu veröffentlichen ist, sondern alle Rechtsgeschäfte mit dieser nahestehenden Person im laufenden Geschäftsjahr. Es müssen somit alle zu veröffentlichenden Informationen für bereits getätigte Rechtsgeschäfte und Maßnahmen kurzfristig abrufbar sein.
  • Darüber hinaus muss ein System installiert werden, um konzernweit alle Geschäfte mit der jeweiligen nahestehenden Person erfassen und damit der Veröffentlichungspflicht nachkommen zu können.

Gerne unterstützen wir Sie hierbei.

Geschrieben von

Irka Zöllter-Petzoldt ist Rechtsanwältin und Partnerin am Standort Berlin. Sie ist im Bereich M&A/Private Equity tätig und begleitet insbesondere Unternehmenskäufe und -verkäufe. Zu ihren Mandanten zählen aber auch börsennotierte Gesellschaften, die sie in allen Fragen des Gesellschaftsrechts einschließlich des Aktien- und Kapitalmarktrechts berät.

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